KLACHTENREGLEMENT

Re-integratie Coach B.V. hecht veel waarde aan zorgvuldige, professionele en transparante dienstverlening. Toch kan het voorkomen dat een opdrachtgever of medewerker niet tevreden is over onze dienstverlening, een coach of de wijze waarop een traject wordt uitgevoerd.

Wij vinden het belangrijk dat klachten serieus, zorgvuldig en tijdig worden behandeld. In dit klachtenreglement staat beschreven hoe een klacht kan worden ingediend en hoe wij deze behandelen.
 

1. Begrippen

In dit klachtenreglement wordt verstaan onder:

Re-integratie Coach: Re-integratie Coach B.V.

Opdrachtgever: de werkgever, arbodienst, organisatie of andere zakelijke partij die een opdracht aan Re-integratie Coach heeft verstrekt.

Medewerker/kandidaat: de persoon die in het kader van een traject door Re-integratie Coach wordt begeleid.

Klager: de opdrachtgever, medewerker of kandidaat die een klacht indient.

Klacht: een schriftelijke of mondelinge uiting van ontevredenheid over de dienstverlening, handelswijze, coach, professional of uitvoering van een traject door of namens Re-integratie Coach.

Klachtbehandelaar: de persoon die namens Re-integratie Coach verantwoordelijk is voor de behandeling van de klacht.
 

2. Recht om een klacht in te dienen

1. Iedere opdrachtgever, medewerker of kandidaat heeft het recht een klacht in te dienen over de dienstverlening van Re-integratie Coach of over een persoon die namens Re-integratie Coach werkzaamheden uitvoert.

2. Een klacht kan onder andere betrekking hebben op:

   • de uitvoering van een traject;

   • de begeleiding door een coach of andere professional;

   • communicatie;

   • gemaakte afspraken;

   • rapportages;

   • de wijze waarop iemand is behandeld;

   • of een ander onderdeel van onze dienstverlening.

3. Aan het indienen van een klacht zijn geen kosten verbonden.
    

3. Indienen van een klacht

Een klacht kan schriftelijk worden ingediend via:

info@reintegratiecoach.nl

Vermeld daarbij bij voorkeur:

• naam en contactgegevens van de klager;

• indien van toepassing de organisatie waarvoor de klager werkzaam is;

• de datum waarop de klacht wordt ingediend;

• een duidelijke omschrijving van de klacht;

• de relevante feiten en omstandigheden;

• eventuele documenten die de klacht kunnen verduidelijken;

• en, indien mogelijk, welke oplossing de klager passend zou vinden.

Wanneer een klacht mondeling wordt gemeld, kan Re-integratie Coach de klager verzoeken de klacht schriftelijk te bevestigen.
 

4. Ontvangst van de klacht

1. Re-integratie Coach bevestigt de ontvangst van een schriftelijke klacht in beginsel binnen vijf werkdagen.

2. In de ontvangstbevestiging wordt aangegeven hoe de klacht verder wordt behandeld.

3. Indien aanvullende informatie nodig is om de klacht goed te kunnen beoordelen, kan Re-integratie Coach de klager verzoeken deze informatie te verstrekken.
    

5. Behandeling van de klacht

1. Een klacht wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.

2. De klacht wordt behandeld door Re-integratie Coach of door een daarvoor aangewezen klachtbehandelaar.

3. Indien de klacht betrekking heeft op de persoon die normaal gesproken klachten behandelt, wordt de klacht waar mogelijk door een andere, voldoende onafhankelijke persoon behandeld.

4. De klachtbehandelaar onderzoekt de relevante feiten en omstandigheden.

5. Zowel de klager als de persoon op wie de klacht betrekking heeft, krijgt indien dit voor een zorgvuldige beoordeling noodzakelijk is de gelegenheid zijn of haar standpunt toe te lichten.

6. Dit kan schriftelijk, telefonisch of via een online gesprek plaatsvinden.
    

6. Hoor en wederhoor

1. Re-integratie Coach past waar passend het beginsel van hoor en wederhoor toe.

2. Degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt in de gelegenheid gesteld op de klacht te reageren.

3. De klager kan eveneens worden gevraagd een nadere toelichting te geven.

4. Re-integratie Coach kan afzien van een gesprek wanneer voldoende informatie beschikbaar is om de klacht zorgvuldig te beoordelen of wanneer de klacht inmiddels naar tevredenheid van de klager is opgelost.
    

7. Termijn voor afhandeling

1. Re-integratie Coach streeft ernaar een klacht binnen vier weken na ontvangst af te handelen.

2. Indien meer tijd nodig is voor zorgvuldig onderzoek, wordt de klager hierover geïnformeerd.

3. Daarbij wordt aangegeven waarom meer tijd nodig is en binnen welke termijn een inhoudelijke reactie kan worden verwacht.
    

8. Uitkomst van de klacht

Na beoordeling ontvangt de klager een schriftelijke reactie.

Daarin wordt, voor zover van toepassing, opgenomen:

• de bevindingen naar aanleiding van de klacht;

• het standpunt van Re-integratie Coach;

• eventuele maatregelen of vervolgstappen;

• en de wijze waarop de klacht wordt afgesloten.

Wanneer de klacht gegrond is, zal Re-integratie Coach waar passend maatregelen treffen om de situatie te herstellen en/of herhaling te voorkomen.
 

9. Niet in behandeling nemen van een klacht

Re-integratie Coach kan besluiten een klacht niet of niet verder in behandeling te nemen indien:

• de klacht geen betrekking heeft op Re-integratie Coach of een door haar ingeschakelde professional;

• onvoldoende informatie beschikbaar is om de klacht te kunnen beoordelen en de klager deze informatie na verzoek niet verstrekt;

• dezelfde klacht reeds volledig is behandeld en geen nieuwe relevante feiten of omstandigheden worden aangevoerd;

• of de gedraging waarop de klacht betrekking heeft langer dan één jaar geleden heeft plaatsgevonden, tenzij er naar het oordeel van Re-integratie Coach aanleiding bestaat de klacht alsnog te behandelen.

De klager wordt geïnformeerd wanneer een klacht niet in behandeling wordt genomen.
 

10. Vertrouwelijkheid en privacy

1. Alle betrokkenen gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie die tijdens de klachtenprocedure wordt verkregen.

2. Persoonsgegevens die in het kader van een klacht worden verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de behandeling, administratie en eventuele opvolging van de klacht.

3. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig de privacyverklaring van Re-integratie Coach en de toepasselijke privacywetgeving.
    

11. Registratie en kwaliteitsverbetering

1. Re-integratie Coach registreert ingediende klachten voor zover dit noodzakelijk is voor een zorgvuldige behandeling en administratie.

2. Klachten kunnen daarnaast worden gebruikt om de kwaliteit van onze dienstverlening te beoordelen en te verbeteren.

3. Waar mogelijk worden gegevens voor kwaliteitsdoeleinden geanonimiseerd.
    

12. Geen nadelige gevolgen

Het indienen van een klacht heeft op zichzelf geen nadelige gevolgen voor de begeleiding van een medewerker of de relatie met opdrachtgever.

Een klacht wordt onafhankelijk van de reguliere begeleiding beoordeeld en zo zorgvuldig mogelijk behandeld.
 

13. Klacht opgelost

Indien Re-integratie Coach gedurende de behandeling van de klacht naar tevredenheid van de klager tot een oplossing komt, kan de klachtenprocedure in overleg met de klager worden beëindigd.
 

14. Vervolg bij ontevredenheid

Indien de klager na afronding van de interne klachtenprocedure niet tevreden is met de uitkomst, kan de klager gebruikmaken van eventuele andere rechtsmiddelen of klachtenmogelijkheden die op grond van wet- en regelgeving beschikbaar zijn.

Een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kan daarnaast worden voorgelegd aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
 

15. Wijzigingen

Re-integratie Coach kan dit klachtenreglement wijzigen wanneer ontwikkelingen binnen de organisatie, dienstverlening of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Re-integratie Coach.
 

16. Contactgegevens

Klachten kunnen worden ingediend via:

Re-integratie Coach B.V.
KvK-nummer: 95583408
Zinkstraat 24
4823 AD Breda
Nederland
E-mail: info@reintegratiecoachgroep.nl